Автоматизация документооборота в условиях современного рынка завоевала славу истинно насущно необходимого инструмента работы любого предприятия. Именно она вносит весомый вклад в процесс выживания при существующей конкуренции, именно с ней работа на всех уровнях и во всех структурных подразделениях компании существенно ускоряется. Результатом же становится возможность настолько быстро принимать и стратегические, и оперативные решения, что конкуренты за ними попросту не могут поспевать. Автоматизация документооборота имеет и массу других, действительно позитивных и крайне важных качеств, которые, безусловно, заслуживают самого подробного обсуждения.
Схемы внедрения
Прежде всего, стоит отметить, что системы автоматизации документооборота могут внедряться как в автономном своем виде, и служить лишь конкретно делопроизводству, так и включаться в качестве объемного и незаменимого модуля в глобальные управленческие автоматизированные системы. Выбрать же адекватную систему электронного делопроизводства подчас оказывается не так уж и просто, и грамотный подход к этому процессу, в первую очередь предполагает определение круга требований и познание потенциальных возможностей решения. Все системы этого рода могут как непосредственно работать с делопроизводством, так и управлять потоковыми работами в этой сфере, организовывать работу с архивами, и в целом обеспечивать управление и отдельными документами, и их группами. Кроме того существует еще один очень важный нюанс: далеко не все комплексные управленческие системы включают в себя автоматизацию документооборота управленческого порядка, ограничиваясь лишь работой с производственной. Это следует учитывать и выходом в этой ситуации станет интеграция автоматизации документооборота в общую ERP-систему.
Задачи и преимущества
В ситуации, когда информационные потоки, буквально, захлестывают предприятие, его штат попросту не справляется с навалившимся на него объемом документации, требующей обработки, системы автоматизации документооборота могут решить целый ряд проблем. Среди них: утеря документов, скопление массы не структурированных и несистематизированных документов, для которых со временем уже сложно определить их источник и назначение, сложности с соблюдением конфиденциальности и реализацией принципов безопасности в отношении информации, траты колоссального количества рабочего времени сотрудников на поиск и формирование подборок документов, наличие дубляжей одних и тех же документов.